BIDAN AMEL26: MAKALAH KOORDINASI MANAJEMEN

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan karunia-Nya lah makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Meskipun ada berbagai kendala yang kami hadapi namun Alhamdulillah dapat kami lalui.

Tugas makalah ini kami buat sebagai bentuk rasa tanggung jawab kami sebagai seorang mahasiswi dalam memenuhi tugas kelompok mata kuliah administrasi manajemen pendidikan.

Tak lupa kami ucapkan kepada dosen karena telah membimbing kami, serta rekan-rekan mahasiswa yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini . Kami mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam penyusunan makalah ini terdapat kesalahan dan kekurangan.

Penyusun

KELOMPOK V

DAFTAR ISI

Kata Pengantar................................................................................................ i

Daftar Isi........................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................ 1

A. Latar Belakang.................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah............................................................................ 2

C. Tujuan.................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN.................................................................................. 3

A. Pengertian Koordinasi...................................................................... 3

B. Pentingnya Koordinasi dan pelaksanaan manajemen............... 4

C. Teknik Berkoordinasi......................................................................... 6

BAB III PENUTUP........................................................................................ 12

A. Kesimpulan....................................................................................... 12

B. Saran.................................................................................................. 12

Daftar Pustaka.............................................................................................. 13

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manajemen pemerintahan modern di dasarkan atas prinsip spesialisasi atau pembagian kerja. Jabatan-jabatan diuraikan dalam tugas-tugas berulang satu persatu dan dipercayakan kepada individu-individu baik bekerja dalam bagian yang sama maupun yang bekerja dalam bagian- bagian pemerintahan yang berlainan. Akan tetapi hanya dengan penerapan spesialisasi saja tidak memungkinkan suatu organisasi mencapai hasil yang diinginkan. Oleh karena jabatan-jabatan di khususkan dan di bagikan diantara unit-unit maka koordinasi adalah perlu.

Koordinasi atau integrasi adalah suatu proses untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik diantara kegiatan-kegiatan, baik itu kegiatan-kegiatan fisik maupun kegiatan-kegiatan rohaniah. Koordinasi adalah penting dalam organisasi-organisasi yang kompleks, karena di situ dapat terbanyak kegiatan yang berlainan dilakukan oleh banyak orang dalam banyak bagian. Kebutuhan akan koordinasi timbul sewaktu-waktu apabila satu orang atau kelompok bertanggung jawab atas kesempurnaan suatu tugas. Apabila terdapat keadaan saling bergantungan diantara kegiatan-kegiatan maka hasil yang efektif akan dapat tercapai hanya apabila kegiatan-kegiatan tersebut dikoordinasikan.

B. Rumusan Masalah

a. Apa pengertian koordinasi?

b. Bagaimana pentingnya koordinasi?

c. Bagaimana teknik berkoordinasi?

C. Tujuan

a. Untuk mengetahui pengertian koordinasi.

b. Untuk mengetahui pentingnya koordinasi.

c. Untuk mengetahui teknik koordinasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Koordinasi

Pengertian Koordinasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh berbagai pihak yang sederajat untuk saling memberikan informasi dan bersama mengatur atau menyepakati sesuatu, sehingga di satu sisi proses pelaksanaan tugas dan keberhasilan pihak yang satu tidak mengganggu proses pelaksanaan tugas dan keberhasilan pihak yang lainnya. Sementara pada sisi lain yang satu langsung atau tidak langsung mendukung pihak yang lain.

Menurut James G March dan Herben A Simon, Pengertian Koordinasi adalah suatu proses untuk mencapai kesatuan tindakan di antara kegiatan yang saling bergantungan. Pengertian Koordinasi menurut Terry, Koordinasi adalah suatu sinkronisasi yang tertib dalam upaya untuk memberikan jumlah yang tepat, waktu dan mengarahkan pelaksanaan yang mengakibatkan harmonis dan tindakan terpadu untuk tujuan lain. Pandangan mengenai koordinasi ini menarik perbedaan antara koordinasi dengan kerja sama. Kerja sama diartikan sebagai aksi kolektif satu orang dengan yang lain atau orang lain menuju tujuan bersama.

Jika dilihat dari sudut normatifnya, maka koordianasi diartikan sebagai kewenangan untuk menggerakkan, menyelaraskan, menyerasikan dan menyeimbangkan kegiatan-kegiatan yang spesifik atau berbeda, agar nantinya semua terarah pada pencapaian tujuan tertentu pada waktu yang telah ditetapkan. Dari sudut fungsionalnya, koordinasi dilakukan guna mengurangi dampak negatif spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja.

Dari pengertian koordinasi yang diungkapkan di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian Koordinasi adalah proses penyepakatan bersama yang mengikat berbagai kegiatan atau unsur yang berbeda-beda sedemikian rupa, sehingga di sisi yang satu semua kegiatan atau unsur tersebut terarah pada pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan dan di sisi lain keberhasilan kegiatan yang satu tidak merusak keberhasilan kegiatan yang lain.

B. Pentingnya Koordinasi dan Pelaksanaan Manajemen

Koordinasi dan kolaborasi merupakan salah satu materi yang diajarkan dalam diklat kepemimpinan tingkat IV kurikulum baru, dengan maksud agar peserta mempunyai pemahaman dan mampu mempraktekan koordinasi dan berkolaborasi dalam lingkungan kerja khususnya dalam upaya melaksanakan proyek perubahan. Tulisan ini sebagai sumbangan untuk menambah wawasan tentang koordinasi bagi pembaca untuk dapat dipraktekan dilingkungan kerja, dan khususnya bagi peserta diklat pimpinan IV agar saat melaksanakan proyek perubahan tidak terjadi permasalahan-permasalahan karena disebabkan oleh lemahnya koordinasi.

Koordinasi kata yang sering terucap, gampang diucapkan tapi tidak mudah dilakukan. Tidak sedikit permasalah yang terjadi disebabkan oleh koordinasi, ketika kegiatan tidak berjalan dengan baik atau hasil dari pekerjaan tidak sesuai dengan harapan, sering kita dengar seseorang mengucapkan “bagaimana sih koordinasinya?”, “kurang koordinasi ni!”, atau terucap kalimat lain yang menggambarkan masalah yang terjadi disebabkan karena koordinasi yang tidak baik. Bagi penulis yang bertugas di pendidikan dan pelatihan seringkali menemui peristiwa-peristiwa yang disebabkan oleh koordinasi yang tidak baik, misalnya ruang kelas yang masih berantakan padahal kelas akan digunakan, pengajar yang tidak datang dikelas, pengajar yang masuk kelas saat ada pengajar lain sedang mengajar, modul atau bahan ajar yang diterima peserta saat diklat akan berakhir, dan masih banyak kejadian lainnya yang terlalu banyak untuk diceritakan. Penulis yakin jika koordinasi dilakukan dengan baik, peristiwa-peristiwa tersebut tidak akan terjadi.

Untuk dapat melaksanakan koordinasi dengan baik, kita harus memahami beberapa hal yang terkait dengan koordinasi antara lain pengertian, pedoman, tipe, halangan-halangan, prinsip-prinsip, dan cara mengatasi masalah koordinasi. Karena cukup banyak hal yang harus dipahami maka tulisan tentang koordinasi ini akan penulis buat terdiri dari 2 (dua) tulisan sedangkan tulisan tentang kolaborasi akan penulis buat setelah tulisan tentang koordinasi ini selesai. Pada tulisan bagian pertama ini penulis akan membahas tentang pengertian, tujuan, tipe, dan prinsip koordinasi.

C. Teknik Berkoordinasi.

Menurut Tripathi dan Reddy beberapa teknik koordinasi yang penting adalah :

a. Hierarki
Alat yang paling tua dan paling sederhana untuk mencapai koordinasi adalah hierarki atau rangkaian komando. Dengan menempatkan unit-unit yang saling bergantung di bawah seorang atasan dapat dijamin adanya koordinasi di antara kegiatan-kegiatannya, para ahli klasik sangat mengandalkan alat ini. Akan tetapi anggota-anggota aliran hubungan manusiawi beranggapan bahwa dalam beberapa hal alat ini tidak efektif. Menurut Chris Argyris, system hierarki membuat individu-individu tidak bebas, pasif, dan kurang penting bagi pemimpin. Ini adalah apa yang tidak disukai oleh individu-individu yang sudah dewasa. Menurut Rensis, Likert, struktur hierarkis menggagu atau mengurangi komunikasi dan pengambilan keputusan.

b. Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.

Rincian peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, dan kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan alat yang sudah umum lainnya untuk mengkoordinasikan sub-sub unit dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatannya yang sifatnya rutin. Peraturan-peraturan, prosedur-prosedur, dan kebijaksanaan-kebijaksanaan standar ditentukan untuk mencakup semua situasi yang mungkin. Alan tetapi seperti halnya yang ditunjukkan oleh beberapa kritik, alat ini mengakibatkan suatu “lingkaran setan” di dalam mana akibat gangguan fungsi alat ini menimbulkan kepercayaan yang masih lebih kuat kepadanya. Artinya, uraian peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur menurunkan lebih banyak peraturan dan prosedur untuk memeliharanya.

c. Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu cara untuk mengetahui lebih dini keadaan-keadaan yang saling bergantung dan dengan demikian mencegah atau mengurangi kesulitan-kesulitan koordinasi. Sampai suatu tingkat sehingga kemungkinan-kemungkinan timbul, tidak diketahui secara dini dalam rencana, koordinasi memerlukan komunikasi untuk memberikan peringatan penyimpanagn dan kondisi-kondisi yang direncanakan atau yang diramalkan, atau untuk memberikan instruksi-instruksi perubahan dalam kegiatan guna menyesuaikan dengan penyimpangan ini. March dan Simon menyebut koordinasi yang didasarkan atas rencana yang dibuat sebelumnya ini koordinasi berdasarkan rencana dan koordinasi yang mengandung penyampaian informasi baru koordinasi berdasarkan umpan balik. Penulis-penulis ini berpendapat bahwa makin stabil dan makin dapat diramalkannya situasi, makin besar pula kepercayaan kepada koordinasi berdasarkan rencana; makin berubah-ubah dan tidak dapat diramalkannya situasi, makin besar kepercayaab kepada koordinasi berdasarkan umpan balik.

d. Panitia
Pengikutsertaan, panitia, atau pengambilan keputusan kelompok merupakan alat koordinasi yang sudah umum lainnya. Alat ini sangat mengurangi kekakuan struktur hierarkis, meningkaykan komunikasi dan pemahaman ide-ide yang efektif, mendorong penerimaan dan tanggung jawab atas kebijaksanaan serta membuat pelaksanaannya menjadi lebih efektif. Agar panitia berjalan dengan lancer maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

1. Jumlah anggota panitia jangan terlalu banyak. Terlalu banyak anggota mengakibatkan pembicaraan-pembvicaraan menjadi panjang, memperlambat keputusan-keputusan dan membuang-buang waktu dan uang.

2. Wewenang suatu panitia harus diuraikan dengan jelas dan kegiatan-kegiatannya dipilih dengan tepat serta dirumuskan dengan jelas.

3. Anggota-anggota suatu panitria harus dipilih dengan cermat dari semua bagian. Mereka itu sebaiknya adalah orang-orang yang dapat mengikuti semua pembicaraan dan pertimbangan.

4. Ketua panitia harus merencanakan dan memimpin rapat dengan tegas dan jujur.

5. Anggota-anggota harus berperilaku sebagai suatu tim yang baik dan bertanggung jawab.

e. Ide-ide
Membantu perkembang suasana saling percaya dan kerja sama juga merupakan suatu mekanisme pengkoordinasian. Menurut Gullick, pemimpin sebaiknya timbul dalam pikiran mereka yang berhubungan dengan tiap kegiatan keinginan dan kemauan bekerja sama untuk suatu tujuan. Tidak hanya mencakup kecakapan atau kemampuan yang berhubungan dengan pengertian, tetapi juga yang berhubungan dengan emosi. Mary Parker Follet menunjukkan bahwa koordinasi tidak dapat dicapai hanya dengan memberikan perintah-perintah tau komando-komando, karena hal ini akan menimbulakan perlawanan, hilangnya rasa harga diri dan tidak adanya rasa tanggung jawab. Pemecahannya adalah dengan memberikan perintah-perintah “tidak menurut selera” menyatukan semua orang yang terlibat dalam suatu studi situasi dan mematuhinya. “Seseorang sebaiknya jangan memberikan perintah kepada orang lain tetapi keduanya sebaiknya menyetujui untuk mematuhi perintah mereka yang diberikan oleh situasi”.

f. Indoktrinasi
Mengindoktrinasi anggota-anggota organisasi dengan dengan sasaran-sasaran dan tugas-tugas organisasi — suatu alat yang biasanya dipergunakan dalam organisasi-organisasi keagamaan dan militer – masih merupakan suatu alat pengkoordinasian lainnya. Menurut Selznick, tugas pokok kepemimpinan itu tidak hanya membuat kebijaksanaan tetapi juga”membuatnya ke dalam suatu sturktur social organisasi” – suatu situasi dimana setiap orang dalam organisasi secara spontan melindungi atau memajukan tujuan-tujuan dan metode-metode yang resmi. Hal ini dpat dicapai apabila pemimpin berhasil mengadakan perubahan melalui indoktrinasi dan cara-cara lain kumpulan orang-orang yang netral menjadi kumpulan orang-orang yang diikutsrtakan.

g. Insentif
Memberikan insentif kepada unit-unit yang saling bergantung untuk belerja sama, seperti rencana pembagian laba, merupakan suatu mekanisme atau alat yang lain. Anjuran Ardent mengenai pembagian laba menyatakan bahwa hal ini meningkatkan semangat kelompok dan kooperasi yang lebih baik di antara pegawai-pegawai dan pekerja-pekerja, di antara para atasan dan orang-orang bawahan, dan di antara pekerja-pekerja dan pekerja-pekerja lain. Kepentingan bersama mengurangi perselisihan dan menjamin adanya koordinasi yang lebih baik.

h. Bagian penghubung

Dalam beberapa kejadian dimana terdapat hubungan yang banyak sekali diantara dua bagian, bagian penghubung berkembang untuk menangani teransaksi-transaksi. Hal ini terjadi, khususnya antara bagian penjualan dan bagian produksi. Misalnya, perusahaan pengepakan yang menyelesaikan banyak sekali order mengenai tempat penyimpanan mungkin mempunyai bagian penghubung untuk menjamin bahwa bagian produksi memenuhi persyaratan klien dan bahwa penyerahan akan dilakukan tepat pada waktunya.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

B. Saran

Dalam pembuatan makalah ini , masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu, sangat diperlukan kritik dan saran yang membangun agar dalam pembuatan makalah selanjutnya lebih baik lagi. Selain itu, makalah ini disarankan pula untuk dijadikan tolak ukur dalam pembuatan makalah-makalah selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.pengertianpakar.com/2015/07/pengertian-koordinasi-dan-tujuan-koordinasi.html

http://www.bppk.kemenkeu.go.id/publikasi/artikel/168-artikel-pengembangan-sdm/19963-apa-dan-mengapa-harus-koordinasi-bagian-1